Aufbewahrungsfristen in ReWe leicht erklärt + Beispiel

Im geschäftlichen Alltag fällt eine Vielzahl schriftlicher Unterlagen an. Diese Unterlagen sind in handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Hinsicht interessant, so dass in den entsprechenden Gesetzesbüchern Aufbewahrungsfristen für diese Unterlagen festgelegt wurden.

So ist im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt, wie lange beispielsweise Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und unterschiedlichste Belege nach handelsrechtlichen Bedingungen aufbewahrt werden müssen. Die maßgeblichen Paragraphen sind vor allem § 257 und § 238 HGB.

Der § 147 der Abgabenordnung (AO) bestimmt die Aufbewahrung der Schriftstücke aus steuerrechtlicher Sicht.

Grundsätzlich werden die sechsjährige und die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Unterlagen unterschieden.

Welche Unterlagen – wie lange

Alle buchhalterisch relevanten Unterlagen (beispielsweise Bilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare, Geschäftsbücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen) müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Handelsbriefe dagegen nur sechs Jahre. Zu den Handelsbriefen gehören alle schriftlichen Unterlagen, die eine Geschäftsbeziehung begründen, beispielsweise Angebote, Aufträge oder Bestellungen. Dabei ist es unerheblich, ob die Unterlagen als Brief, Fax oder E-Mail vorliegen.

Beispiel

Beim Kauf eines Geschäftswagens gibt es ein schriftliches Angebot vom Verkäufer und eine schriftliche Bestellung des Unternehmens. Angebot und Bestellung gehören zu den Handelsbriefen, die sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Bei Auslieferung des Fahrzeugs wird eine Rechnung gestellt. Diese wird zur Fälligkeit überwiesen. Rechnung und Kontoauszug gehören zu den Buchungsbelegen und müssen daher zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die aus diesen Belegen entstehenden Buchungen stehen in den (vorrangig digitalen) Handelsbüchern (Grundbuch, Hauptbuch, Inventar, Bilanz) die ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.

Beginn und Ende der Frist

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Wird eine Rechnung am 15.03.2017 geschrieben, beginnt die offizielle Aufbewahrungsrist am 01.01.2018 und endet am 01.01.2028.

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Ausnahmen

Es gibt berufsrechtliche Vorschriften die längere oder kürzere Fristen festlegen, beispielsweise Krankenakten beim Arzt, Baupläne beim Architekten o. ä. Aber Achtung: Branchenspezifisch kürzere Fristen entbinden den Unternehmer nicht von den handels- und steuerrechtlich längeren Fristen. Im Zweifel bewahren Sie die Unterlagen also besser länger auf.

Wie aufbewahren

Einige wenige Unterlagen, nämlich Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und einige Zollunterlagen, müssen im Original aufbewahrt werden. Alle anderen Unterlagen dürfen elektronisch gespeichert werden, wenn sichergestellt ist, dass sie mit den Original-Unterlagen übereinstimmen.

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