Das Grundbuch in VWL leicht erklärt + Beispiel

Das Grundbuch ist ein Begriff der in der Buchhaltung Anwendung findet. Darunter versteht man eine Art Journal oder Tagebuch in welchem chronologisch alle Geschäftsvorfälle dokumentiert werden. In chronologischer Reihenfolge werden alle tagesaktuellen Geschäftsvorfälle eingetragen. Dabei werden das Datum, die betreffenden Beträge, der Vorgang selbst und die tangierten Konten erfasst.

Sinn dieses Vorgehens ist zum einen eine vollständige Dokumentation aller betrieblichen Vorgänge, damit diese Anhand der Belege lückenlos nachvollzogen werden können. In der Realität werden unter Grundbüchern auch Kassenbücher sowie Rechnungseingangs- und Ausgangsbücher zusammengefasst.

Inhalte des Grundbuchs

Die Inhalte des Grundbuchs beschränken sich in der Regel auf:

  • Das tagesaktuelle Datum
  • Die Nummer des Belegs
  • Das Habenkonto
  • Das Sollkonto
  • Der betreffende Betrag
  • Ein Buchungstext

Durch die fortschreitende Digitalisierung wurde das, früher tatsächlich physisch aus Papier bestehende, Grundbuch durch elektronische Programme ersetzt. Die Vorgänge und Regelungen haben sich dabei nicht geändert. Nur die Dokumentation der Belege wird elektronisch festgehalten. Neben diesen Basiseinträgen werden dann auch vorbereitende Abschlussbuchungen oder Eröffnungsbuchen festgehalten.

Damit das Grundbuch überhaupt erst erstellt werden kann, müssen alle relevanten Geschäftsbelege aufgehoben werden. Zu diesen Belegen zählen alle Rechnungen, Kontoauszüge und Kassenbelege sowie Quittungen.

Alle im Grundbuch aufgeführten Einträge müssen durch Belege nachvollziehbar gemacht werden. Sind Einträge vorhanden, zu denen keine Belege vorliegen, kann das Finanzamt diese beanstanden und hohe Strafen auferlegen.

Um die Einträge im Grundbuch zu vervollständigen, werden deshalb zudem das Hauptbuch und verschiedene Nebenbücher genutzt.

Dabei werden im Grundbuch die oben aufgelisteten Inhalte eingetragen. Im Hauptbuch werden die einzelnen Kontenarten aufgelistet. Dazu zählen Erfolgs- und Bestandskonten. Sinn dahinter ist, dass Vorfälle sowohl chronologisch als auch sachlogisch festgehalten werden müssen. Dies erleichtert den Behörden die Überprüfung der Geschäftsvorfälle enorm.

Autor(in) des Artikels:

mm
Hat Wirtschaftswissenschaften an der Universität Kassel studiert.Einzelunternehmer seit Mai 2006 & Chefredakteur von Uni-24.de

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here