Dokumentenmanagement in VWL leicht erklärt + Beispiel

Beim sogenannten Dokumentenmanagement erfolgt die Verwaltung von elektronischen Schriftstücken über eine spezielle Datenbank. Im deutschen Sprachgebrauch ist auch die Verwaltung der Schriftstücke inbegriffen, welche man zunächst in Papierform vorliegen hatte und diese dann noch digitalisiert.

Wie läuft das Dokumentenmanagement ab und was ist der Zweck des Dokumentenmanagements?

In den Betrieben heutzutage ist es so, dass man mehrere tausende Schriftstücke, wie beispielsweise Angebote, interne Unterlagen sowie Rechnungen vorliegen hat. Damit man die Möglichkeit hat, dass man das gewünschte Schriftstück möglichst schnell findet, wird das sogenannte Dokumentenmanagement verwendet. Es erfolgt eine virtuelle Lagerung dieser Schreiben in einer riesigen elektronischen Datenbank. Diese Schriftstücke werden vorher noch mit unterschiedlichen Eigenschaften ausgestattet. Es können hierzu folgende Eigenschaften verwendet werden: Datum der Änderung, Größe, Name der Datei, Metadaten, Dateiendung sowie etwaige Schlagwörter.

Wenn man diese Schriftstücke einmal katalogisiert hat, kann man diese mit einer speziellen Suchfunktion ausfindig machen. Wenn man bereits vorher den genauen Namen des Schriftstücks kennt, muss dieser Dateiname lediglich in eine Eingabemaske eingegeben werden.

Ansonsten hat man die Möglichkeit, diese Dokumente über entsprechende Schlagwörter ausfindig zu machen. Möchte ein Angestellter zum Beispiel die Daten hinsichtlich eines bestimmten Kunden ausfindig machen, so muss man lediglich den Kundennamen sowie eventuelle Schlagwörter, wie beispielsweise „Kommunikation“, „Rechnungen“ sowie „Angebote“ in die spezielle Suchmaske eingeben.

Welche Arten von Dokumente gibt es im Dokumentenmanagement?

Man hat hier die Möglichkeit, Schriftstücke aus verschiedenen Quellen in das Dokumentenmanagement-System einzuspielen. Hierunter fallen beispielsweise auch Gegenstände sowie gewisse Datensätze, welche dieses System selbst erstellt hat. Beispielsweise können dies Textdateien oder auch Tabellen aus einer bestimmten Datenbank sein. Daneben kann man auch noch analoge Informationen in diese Datenbank einspielen. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Dateien digitalisiert sein müssen (wie beispielsweise Ton- sowie Filmaufzeichnungen). Sodann muss man auch eine Unterscheidung hinsichtlich der Komplexität der Gegenstände vornehmen. Man kann hier zwischen drei verschiedenen Rubriken unterscheiden. Dies sind die nachstehenden Rubriken:

– Elementare Dateien: Diese Dokumente verfügen nur über einen Gegenstand, wie beispielsweise einen Text, eine Grafik bzw. ein Bild.

– Compoundkern Documents: Diese Schriftstücke bestehen aus mehreren Gegenständen. Meistens sind dies zusammengesetzte Dateien, wie beispielsweise Schriftstücke mit Tabellen mit Bilddateien bzw. Hyperlinks. In einigen Fällen enthalten sie auch noch Verweise auf weitere Bestandteile.

– Container: Damit man die Dateien besser handhaben kann, hat man auch die Möglichkeit, Links, komplexere Gegenstände, Einzelobjekt sowie weitere Verweisinformationen in sogenannten Containern zusammenzufassen. Dort findet man dann alle wichtigen Informationen zu einem speziellen Thema, wenn man diese im Dokumentenmanagement sucht.

Dokumentenmanagement – Kurz und einfach zusammengefasst

  • – Das sogenannte Dokumentenmanagement wird dazu verwendet, um elektronische Dateien sowie Schriftstücke sinnig an einem bestimmten Ort abzuspeichern.
  • – Man möchte damit erreichen, dass alle Mitarbeiter auf sämtliche Schriftstücke schnell sowie kinderleicht zugreifen können.
  • – Es können hier beispielsweise Bilddateien, Links, Texte, Videodateien oder sonstige Dateien abgespeichert werden.

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