Dokumentenmanagementsystem in VWL leicht erklärt + Beispiel

Mit Hilfe des sogenannten Dokumentenmanagementsystems werden viele elektronische Dokumente von den Betrieben sowie Behörden verwaltet. Bei diesen Dokumenten kann es sich zum Beispiel um Tabellen, Fotos sowie Texte handeln. Diese speziellen Systeme sind besonders gut für elektronische Daten geeignet, welche dem Empfänger beispielsweise als E-Mail zugehen. Des Weiteren kann man selbst Schriftstücke, die nur in Papierform vorhanden sind, digitalisieren.

Was ist der Mehrwert von Dokumentenmanagementsystemen?

Bei einer Vielzahl von Schriftstücken ist man verpflichtet, diese über einen langen Zeitraum hinweg zu archivieren. Da die Schriftstücke teilweise über viele Jahre sowie Jahrzehnte gespeichert / archiviert werden müssen, spart man sich mit dem sogenannten Dokumentenmanagementsystem eine Menge Platz. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Dokumente bei Originalqualität bestehen bleiben. Bei Papier ist es nämlich nach vielen Jahren so, dass es vergilbt. Wasser sowie Feuer können für die Schriftstücke in Papierform auch sehr gefährlich werden, so dass man mit der Aufbewahrung der Dokumente im Dokumentenmanagementsystem auf der sicheren Seite ist. Daneben gibt es noch weitere Vorteile, welche wir nachstehend erläutern:

– Sämtliche Angestellte können kinderleicht auf die Dokumente zugreifen: Sie können ganz einfach mit ihrem PC in das Dokumentenmanagementsystem gehen und die entsprechenden Dokumente dort finden. Ein schwieriges Hin- und Hertragen von den entsprechenden Schriftstücken ist jetzt nicht mehr nötig.

– Die Weiterverarbeitung wird erleichtert: Da die Schriftstücke in digitaler Form im System vorhanden sind, kann man diese schneller als normal weiterbearbeiten. Mitarbeiter können beispielsweise bestimmte Dokumente mit ein paar Mausklicks einer E-Mail an einen Geschäftspartner beifügen.

Wie sieht es hinsichtlich der Kosten aus?

Auch wenn das Dokumentenmanagementsystem eine Vielzahl von Vorteile besitzt, ist es mit erheblichen Kosten verbunden. Diese Kosten setzen sich aus 3 Elementen zusammen:

  • – Hardware-Kosten wie beispielsweise für gemietete Serverkapazitäten oder aber einen eigenen Server
  • – Kosten für die entsprechende Datenverarbeitungssoftware
  • – Finanzielle Aufwendungen, damit die Soft- sowie Hardware entweder durch Angestellte oder eine dritte Person gepflegt werden

Ist die Sicherheit hierbei eine große Challenge?

Bei digitalisierten Schriftstücken ist das Risiko gegeben, dass Verbrecher diese Dokumente klauen bzw. diesbezüglich einen Missbrauch begehen. Es ist dieserhalb dringend auf einen sehr guten Schutz hinsichtlich dieser Dateien zu achten: Zunächst einmal müssen diese digitalen Schriftstücke von einem Angriff von außen durch irgendwelche Hacker geschützt werden. Sodann müssen die Betriebe sowie Behörden darauf achten, dass die eigenen Mitarbeiter diese Dokumente auch nicht stehlen können. Eine Vielzahl von digitalen Schriftstücken kann man nämlich ansonsten auf einem kleinen USB-Stick unbemerkt mit nach Hause nehmen. Um sich davor zu schützen, können beschränkte Rechte hinsichtlich des Zugriffs hilfreich sein. Des Weiteren kann man auch die Zugriffe der Mitarbeiter überwachen und sogar entsprechende Einstellungen vornehmen, dass die Mitarbeiter die Dateien nicht kopieren können.

Das Dokumentenmanagementsystem noch einmal kurz in Stichworten zusammengefasst:

  • – Es erfolgt keine elektronische Verwaltung sowie Speicherung von Schriftstücken
  • – Das sogenannte Dokumentenmanagement hilft vor allem auch bei der Archivierung
  • – Es erfolgt eine schnellere sowie leichtere Bearbeitung
  • – Es bestehen allerdings hohe Kosten hinsichtlich der Pflege sowie der Anschaffung
  • – Besonderes Augenmerk muss auf der Sicherheit liegen

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