Eigenbelege in VWL leicht erklärt + Beispiel

Was sind Eigenbelege? – Kurz und einfach erklärt

Alle Geschäftsvorgänge müssen mit einer Rechnung bzw. einer Quittung belegt werden, damit diese als sogenannte Betriebsausgabe geltend gemacht werden können. Wenn einmal ein solcher Nachweis nicht vorliegt bzw. verloren gegangen ist, dann muss der Betrieb einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Es ist darauf zu achten, dass der Betrag in Höhe von 150,00 € nicht überschritten werden darf.

Bei den sogenannten Eigenbelegen handelt es sich um Nachweise, welche von einem Betrieb eigenständig erstellt werden. Wenn beispielsweise ein Betrieb Produkte an eine andere Firma veräußert und hinsichtlich dieser Veräußerung eine entsprechende Rechnung fertigt, handelt es sich auch schon um einen sogenannten Eigenbeleg.

Welche Angaben müssen die Eigenbelege eigentlich enthalten?

Aus dem Steuerrecht kann man entnehmen, dass sämtliche beruflichen sowie betrieblichen Aufwendungen grundsätzlich nachgewiesen werden müssen. Dies bedeutet, dass die steuerpflichtige Person / Betrieb sämtliche Nachweise sowie Rechnungen vorlegen muss, wenn dies von ihm / ihr verlangt wird. Anderenfalls ist es nämlich so, dass diese nicht von der Steuer abgesetzt werden können. Es kommt aber auch schon einmal vor, dass ein solcher Nachweis, wie beispielsweise auf einer Dienstreise, verloren geht. Als absolute Notlösung können dann entsprechende Eigenbelege verwendet werden. Diese werden zum Teil auch vom Finanzamt akzeptiert.

Gleichwohl ist es aber normal sowie auch erlaubt, dass ein entsprechender Eigenbeleg bei kleineren Aufwendungen, wie beispielsweise Trinkgeldern oder auch Münzgeld für einen Kopierer, gefertigt wird. Es ist aber darauf zu achten, dass der Eigenbeleg über folgende Daten verfügt:

– Wer hat die Zahlung erhalten (es muss die komplette Anschrift angegeben werden)

– Welche Art der Aufwendung liegt vor

– Datum

Kosten, wie beispielsweise Umsatzsteuersatz, Gesamtpreis sowie Einzelpreis pro Stück

– Eigenhändige Unterschrift

Des Weiteren muss man genau belegen, wie sich dieser Preis zusammensetzt. Zum Beispiel kann eine bestimmte Preisliste einer Gaststätte hinzugefügt werden. Dann muss man auch noch den Grund hinsichtlich der Erstellung eines solchen Eigenbelegs angegeben werden. Wenn der Eigenbeleg sodann durch das Finanzamt anerkannt wird, kann kein Vorsteuerabzug vorgenommen werden, da für den Vorsteuerabzug grundsätzlich eine richtige Rechnung eingereicht werden muss.

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Wie sieht es mit der Anerkennung von Eigenbelegen durch das Finanzamt aus?

Wenn der Steuerpflichtige mit dem Eigenbeleg die oben angegebenen Anforderungen erfüllt, so ist eine Garantie, dass der Betrag der Aufwendung abgesetzt werden kann, allerdings noch nicht gegeben. Es werden hinsichtlich der Nachvollziehbarkeit durch das Finanzamt nicht die nötigen Pflichtangaben benötigt, die Höhe der Betriebsausgabe muss auch nachvollziehbar dargelegt werden. Außerdem muss es ein wirklicher Geschäftsvorfall sein, für den man die Kosten hinsichtlich des Betriebs ausgegeben hat. Beispielsweise kann ein Betrieb nicht die Kosten für Brötchen absetzen.

Des Weiteren hat das Finanzamt hinsichtlich der Absetzbarkeit bei entsprechenden Eigenbelegen einen Höchstwert in Höhe von 150,00 Euro festgesetzt. Dieser Betrag kommt der Grenze hinsichtlich der Kleinbetragsrechnung gleich. Beide Nachweise geben nur minimale Eckdaten hinsichtlich des jeweiligen Geschäftsvorfalls vor. Aus diesem Grunde sind höhere Beträge auch verboten.

Nachstehend ein Beispiel hinsichtlich eines Eigenbelegs

Oftmals werden Eigenbelege verwendet, nach beispielsweise das im Rahmen eines Geschäftsessens gezahlte Trinkgeld nachzuweisen. Dieses wird nämlich nur in den seltensten Fällen auf der eigentlichen Rechnung der Pizzeria nachgewiesen. Ein entsprechender Nachweis könnte beispielsweise wie nachstehend aussehen:

• Pizzeria Milano, Musterweg 33 in 12345 Musterstadt

• Trinkgeld siehe Restaurantbeleg

• 05.2017

• 30 Euro

• Kein Beleg vorhanden, übliche Regelung von 10 Prozent Trinkgeld angewendet (siehe nachstehende Rechnung)

• Nicht quittiertes Trinkgeld

• 05.2017 Max Mustermann

Eigenbelege – Noch einmal kurz und kinderleicht zusammengefasst

– Eigenbelege können als Ersatz für verloren gegangene Nachweise sowie Rechnungen angesehen werden.

– Man kann diese nur bis zu einer Höhe von 150,00 Euro anrechnen

– Meistens werden diese Belege auf Grund von nicht quittiertem Trinkgeld gefertigt.

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