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Email auf Englisch schreiben – Anleitung & Tipps

Email auf Englisch schreiben

Beliebt als Übung in der Schule, aber auch im Alltag nichts Seltenes. Eine E-Mail kann schnell auf Englisch verfasst werden müssen. Deshalb ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, wie eine E-Mail aufgebaut werden sollte, was wichtig bei einer E-Mail ist und sich Formulierungshilfen anschaut.

Vom freien Text bis zu förmlicher Anrede – die E-Mail

Es gibt nicht den einen Aufbau einer E-Mail. Wichtig beim Verfassen einer E-Mail ist es, sich an den Adressaten anzupassen. Schreibt man die E-Mail an jemanden, der einem selber nahe steht, kann die E-Mail sehr viel formloser sein als ein E-Mail an den Chef oder einen zukünftigen Arbeitgeber. Sobald sie erstmal abgeschickt ist, gibt es keine Möglichkeit, die E-Mail zu bearbeiten, daher ist es wichtig, darauf zu achten, dass in einer E-Mail keine überflüssigen Fehler gemacht werden. Sie dient zur schnellen und einfachen Kommunikation, daher sollte sich in E-Mails am besten kurz gehalten werden.

Der Aufbau einer E-Mail

Der grundsätzliche Aufbau einer E-Mail ist immer der gleiche, egal, ob sie persönlicher oder geschäftlicher Natur ist. In eine E-Mail gehören eine Kopfzeile, in die die E-Mail-Adresse von Sender und Empfänger stehen, ein Betreff, eine Anrede und ein inhaltlicher Teil. In diesem inhaltlichen Teil sollte eine Einleitung, ein Hauptteil und ein Schluss mit einbegriffen sein. Sollte es notwendig sein, gibt es auch die Möglichkeit, einen Anhang, also Dateien oder Fotos, einer E-Mail beizulegen.
Der Betreff beschreibt den Grund, warum die E-Mail geschrieben wird. Dabei geht es darum, dass für den Empfänger der E-Mail sofort klar ist, aus welchem Grund diese E-Mail geschrieben wird. Dementsprechend sollte der Betreff prägnant sein und den Inhalt der E-Mail zusammenfassen.
Bei der Anrede wird zwischen einer formellen und einer informellen Anrede unterschieden. Ausschlaggebend ist in diesem Fall, ob die E-Mail geschäftlicher oder privater Natur ist.

Die Einleitung gilt als erster Einstieg in die E-Mail. Dort wird zu dem Grund, aus dem die E-Mail geschrieben wird, hingeführt. Ein Beispiel dafür wäre „With reference to your email of 4 March,“ (In Bezug auf deine/Ihre E-Mail vom 4. März,).

Der Hauptteil der E-Mail zeigt den Inhalt auf, der mit der E-Mail vermittelt werden soll. Das kann alles Mögliche sein, eine Bitte um etwas, eine Vereinbarung, aber auch eine Danksagung oder eine Beschwerde. Abhängig davon ist es unterschiedlich, wie eine E-Mail formuliert wird.
Zuletzt gehört zu jeder guten E-Mail auch ein Schlussteil. In der Regel setzt sich der Schluss einer E-Mail aus einem Schlusssatz und einer Schlussformel zusammen. Ganz unabhängig von dem Inhalt der E-Mail ist es wichtig, höflich zu sein. Wenn eine Antwort gewünscht ist, lässt sich das an dieser Stelle auch erwähnen.

Worte, Worte, Worte… – Was am besten schreiben?

Wie in so vielen Teilen des Lebens ist ein angemessenes Wording in einer E-Mail unerlässlich. Auch hier kommt es wieder auf den Adressaten an. Wer eine E-Mail in privatem Sinne schreibt, kann auch auf Abkürzungen zurückgreifen. Bekannte Beispiele dafür wären wohl „btw“, also „by the way“ (übrigens) oder auch „asap“, also „as soon as possible“ (So schnell, wie möglich).

Wer eine förmliche E-Mail schreibt, sollte bereits in der Anrede darauf achten, richtige Formulierungen zu wählen. Es bietet sich „Dear Mr, Dear Mrs, Dear Ms“ (Lieber Herr, Liebe Frau) an, wenn der Name der anzusprechenden Person bekannt ist. Ist dem nicht der Fall, bietet sich „Dear Sir or Madam“ (Lieber Mann oder Frau) als Anrede an.

Besonders im Hauptteil der E-Mail ist ein richtiges Formulieren wichtig, um perfekt zu zeigen, was übermittelt werden soll. Wer nach etwas bitten möchte, sollte auf Formulierungen wie „I would appreciate it, if“ (Ich würde es zu schätzen wissen, wenn) oder „Could you possibly/kindly … ?“ (Könntest du/Könnten Sie vielleicht/freundlicherweise … ?) achten. Um eine Vereinbarung zu treffen, bietet sich „Do you have an available appointment?“ (Haben Sie einen freien Termin?) oder auch „Can we discuss this in person?“ (Können wir das persönlich besprechen?) an. Mit beiden Formulierungen wird eine höfliche Bitte ausgedrückt.

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