Interne & externe Bezugsquellen – was ist der Unterschied?

nterne & externe Bezugsquellen

Interne und externe Bezugsquellen sind Begriffe aus der Betriebswirtschaftslehre. Jeder Betrieb muss zeitweise Produkte und Waren einkaufen. Die Information, die zum geeigneten Lieferanten führen kann wird als Bezugsquelle bezeichnet.

Intern und extern

Das Wort „intern“ bedeutet innerhalb eines geschlossenen Systems, Gruppe oder Kreises. In diesem Fall ist damit die Firma, die etwas beziehen möchte, gemeint.
„Extern“ dagegen sagt aus, dass sich etwas außerhalb eines geschlossenen Systems oder eben in diesem Fall der Firma befindet.

Beide Wörter gehen auf die lateinische Nachsilbe „–terus“ (lat. exterus bzw. interus) zurück, welche typisch für die Bezeichnung einer örtlichen Stellung oder Lage ist. „In“ und „Ex“ drücken „innerhalb“ und „außerhalb“ dieser Stellung aus.

Der Einkauf arbeitet mit Bezugsquellen

Je nach Firma kann die Aufgabe des Einkaufs verschiedener Materialien und Erzeugnisse zentral geregelt sein oder einzelne Mitarbeiter übernehmen den Einkauf passend zum jeweiligen Spezialgebiet.

Immer wenn Waren bezogen werden sollen, müssen die Notwendigkeit sowie wirtschaftlichen Umstände rund um den Einkauf geprüft werden. Dazu gehören die Fragen

  • Was wird die Ware vermutlich kosten?
  • Was möchte oder kann die Firma bezahlen?
  • Wo kann die Ware zu den besten Konditionen eingekauft werden?

Zu den Konditionen zählt natürlich in allererster Linie der Preis. Dennoch müssen weitere betriebswirtschaftliche Faktoren mit in den geplanten Bezug einkalkuliert werden. Dazu gehören

  • Qualität der zu erwartenden Waren
  • Lieferzeiten und -bedingungen
  • Vorteile durch Rabatte
  • Günstige Zahlungsbedingungen
  • sonstige Vorteile für den eigenen Betrieb wie beispielsweise langjährige Kooperationen, Bonussysteme und Freundschaften unter Firmen

Die Bezugsquellen

Um mögliche Lieferanten ausfindig zu machen, dienen die Bezugsquellen. Darunter wird in der Betriebswirtschaft also nicht der liefernde Betrieb selbst verstanden, sondern nur die Information, die zum Betrieb und den gewünschten Waren führt.

Interne Bezugsquellen, die innerhalb einer Firma vorhanden sind

Lieferunterverzeichnisse
Alle Firmen, bei denen bereits eingekauft wurde, sind in einer Kartei verzeichnet. Bei jedem bereits bekannten Lieferanten können sich wichtige Informationen zu bereits bezahlten Preisen, Erfahrungen und ehemaligen Konditionen befinden.

Artikelstammdaten
Viele Unternehmen verarbeiten immer wieder dieselben oder ähnliche Ausgangsstoffe, Teile und Waren. Wurden sie von verschiedenen Lieferanten bezogen, können diese auf einfache Weise innerhalb einer Artikelkartei gefunden werden.

Angebote
Im Haus befindliche Angebote können von Lieferanten zu Werbezwecken übersandt worden sein. Oder aber gewisse Stammlieferanten senden automatisch in gewissen Zeitabständen aktuelle Angebote.

Kataloge
Große Lieferbetriebe verfügen über eigene Kataloge, die einmal oder mehrmals jährlich in der Firma eingehen und bei theoretischem Interesse an den Waren innerhalb der Firma archiviert werden.

Preislisten
Ändern sich Waren in Aussehen und Form nur gering oder handelt es sich um einen kleinen Lieferanten, kann dieser auch einfach eine Preisliste übersenden. Diese sind platzsparend und verursachen weniger Müll als Kataloge oder große Mengen an Werbe-Angeboten.

Externe Bezugsquellen, die als außerhalb der Firma angesehen werden

Adressbücher („Wer liefert was?“ und „Gelbe Seiten“)
Das Adressbuch wird zu den externen Bezugsquellen gezählt, da sich keine weiteren Informationen, Dokumente, Angebote oder eine Preisliste des infrage kommenden Lieferanten innerhalb des Hauses befindet. Das Adressbuch gibt einen Hinweis, wo diese weiterführenden Informationsmedien bezogen werden können.

Fachzeitschriften
Magazine und Zeitungen, die sich dem speziellen Thema des gewünschten Waren-Bezuges widmen, können zwar innerhalb einer Firma vorliegen, die oben genannten Angebotsunterlagen und genaueren Informationen zu einem Lieferanten müssen aber auch hier erst eingeholt werden und befinden sich momentan noch außerhalb des Hauses und sind somit extern.

Messen und Ausstellungen
Am eindeutigsten ist der Begriff extern bei einem Messebesuch. Hier muss sich der Mitarbeiter oder eine ganze Gruppe, die an Bezügen interessiert ist, tatsächlich außer Haus und damit extern begeben. Bringen die Mitarbeiter Kataloge, Datenblätter und konkrete Angebote mit in die Firma zurück, werden diese zu internen Bezugsquellen.

Der Sinn von Bezugsquellen

Das mag zunächst kompliziert erscheinen. Dennoch können die Feinheiten bei externen und internen Bezugsquellen in sehr großen und komplex organisierten Betrieben große Auswirkungen haben. Recherchen und externe Termine sind unter Umständen mit einem großen Zeitaufwand und Kosten verbunden. Das Einholen verschiedener Angebote und Preisvergleiche können ebenfalls große Räume innerhalb produzierender Betriebe einnehmen.

Die meisten verarbeitenden Betriebe setzen daher auf langjährige Kooperation mit vertrauenswürdigen Lieferanten. Um Abläufe möglichst wirtschaftlich zu gestalten, greifen sie bei immer wieder kehrenden Käufen vorzugsweise auf interne Bezugsquellen zurück. Stehen ein Lieferantenwechsel oder der Einkauf völlig neuer Waren an, kann es sich lohnen externe Quellen zu nutzen.

Hat dir der Beitrag gefallen?

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here