Sachlichen Brief schreiben – Beispiel / Aufbau / Gliederung

Bei einem Brief handelt es sich um eine Mitteilung in schriftlicher Form. Wurde er von einer Privatperson verfasst und an eine andere Privatperson (mit persönlichem Inhalt) gesendet, handelt es sich um einen sogenannten Privatbrief. Sendet eine Privatperson einen Brief zum Beispiel an eine Behörde, handelt es sich bei dem Brief um einen „halbprivaten Geschäftsbrief“, bei einer Mitteilung von einem Konzern zu einem anderen spricht man von einem Geschäftsbrief. Je nach Empfänger und inhaltlichem Ziel des Briefes unterscheiden sich auch die Gestaltungsmöglichkeiten der jeweiligen Briefe. Während private Briefe mit relativ freiem Stil verfasst werden dürfen, sind Geschäftsbriefe jeglicher Form, also auch halbprivate Briefe, sachlich zu schreiben. Des Weiteren gibt es einige Formalia zu beachten.

Welche Briefarten gibt es?

Privatbrief: Brief von einer Privatperson an eine andere Privatperson.
Halbprivater (Geschäfts-)Brief: Brief von einer Privatperson an einen Konzern.
Geschäftsbrief: Brief eines Betriebs an einen anderen Betrieb.

Der sachliche Brief

Geschäftsbriefe jeglicher Art, auch halbprivate Briefe, sind in sachlichem Stil zu halten. Beim Verfassen sollten außerdem einige Formalia eingehalten werden.
Ein Geschäftsbrief sollte in klarer Gliederung und kurzer und übersichtlicher Ausführung verfasst werden. Wie bei einem Brief üblich, steht links der Briefkopf mit allen erforderlichen Angaben zum Absender, gefolgt von sechs Leerzeilen und dann den erforderlichen Angaben zum Adressaten. Rechts in der ersten Zeile des Briefkopfes werden außerdem Ort und Datum angegeben.

Durch vier weitere Leerzeilen vom Briefkopf getrennt, folgt die Betreffzeile. Auch der Betreffzeile folgen zwei Leerzeichen, dann wird die Anredeformel inklusive aller Titel (auch Dienstbezeichnungen) des Empfängers gesetzt. Um nicht unhöflich zu wirken, sollten übliche Anredeformeln verwendet werden.

Die Sachlichkeit sollte durch aussagekräftige Sätze und eine abwechslungsreiche Satzgestaltung ausgearbeitet werden.

Der Geschäftsbrief dient nicht nur als reiner Informationsträger, sondern ist gleichzeitig repräsentativ anzusehen. Und da er sein Unternehmen in Gesamtheit repräsentiert, sollten

Inhalt und Form besondere Wichtigkeit beigemessen werden.

Normen, die eingehalten werden sollten

In der Industrie ist es üblich, sich bei der Gestaltung eines Briefes streng an DIN 676 und DIN 5008 zu halten.

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