Was ist ein Beleg? – Erklärung & Beispiel

Belege dienen dem Nachweis von Geschäftsfällen wie Einnahmen/Einzahlungen oder Ausgaben/Auszahlungen. Neben der wichtigsten Belegart, der Rechnung, zählen unter anderem auch Quittungen oder Kassenbons als Belege.

Gesetzliche Grundlage zu Belegen

Belege müssen in Deutschland laut Gesetz zwei Jahre lang aufbewahrt werden und dienen dem Nachweis von GuV- oder Bilanzposten. Dabei ist sowohl eine schriftliche als auch eine elektronischer Form erlaubt. Belege sind für vermögensändernde Geschäftsfälle wie beispielsweise Ausgaben, Einnahmen oder Inventaränderungen vorgesehen.

Verpflichtende Bestandteile eines Belegs

Belege werden für unterschiedliche Geschäftsfälle erstellt und müssen demzufolge auch verschiedene Bestandteile enthalten. In allen Fällen gilt jedoch, dass sie über eine Belegnummer und einen Buchungsvermerk verfügen müssen. Bei der entsprechenden Buchung im Rechnungswesen muss der jeweilige Beleg vermerkt sein. Die Belegregistratur kann sowohl zentral als auch dezentral erfolgen.

Externer vs. interner Beleg

Der Unterschied zwischen externen und internen Belegen besteht in deren Herkunft:

  • Externe Belege: werden von anderen Wirtschaftssubjekten ausgestellt (Rechnungen von Lieferanten, Quittungen, Steuerbescheide, Kontoauszüge, Gutschriften von Lieferanten, Schecks etc.)
  • Interne Belege: selbst erstellt (Rechnungen an Kunden, Listen bezüglich Gehälter und Löhne, Umbuchungsbelege, Entnahmebelege, Gutschriften an Kunden)

Beleg – Übersicht

  • Dient dem Nachweis eines Geschäftsfalles
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren
  • Externe Belege: von Dritten erstellt, interne Belege: selbst erstellt

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