Was ist eine amtlich beglaubigte Kopie? – Aufklärung

Bei einer Bewerbung einfach nur das kopierte Zeugnis abzugeben genügt meistens nicht – Hochschulen, verschiedene Unternehmen oder sonstige Institutionen fordern eine amtlich beglaubigte Kopie.

Dies bedeutet, dass die Kopie, Unterschrift oder Abschrift vom Amt „abgesegnet“ und als Wahrhaftig beglaubigt wurde. Es unterscheidet sich von der öffentlichen Beglaubigung des Notars, denn die amtliche Beglaubigung wird nur durch eine landesrechtlich ermächtigte Behörde durchgeführt.

Allgemein ist die amtliche Beglaubigung die Bestätigung, dass die Zweitschrift mit dem Original übereinstimmt. Im Rechtsverkehr ist es ein gesetzliches Formerfordernis, wonach Unterschriften in bestimmten Verträgen oder Urkunden durch einen Notar zumindest eine öffentliche Beglaubigung enthalten müssen.

Die amtliche Beglaubigung ist dann notwendig, wenn die Beweiskraft von Unterlagen bei einer Behörde zu bescheinigen ist.

Unterschied Beglaubigung und Beurkundung

Bei einer Beglaubigung wird nur die Unterschrift, aber nicht der Inhalt beglaubigt. Deswegen ist für zum Beispiel Zeugnisse eine Beurkundung dringend notwendig, um den inhaltlichen Teil auch als einwandfrei richtig zu klassifizieren.

Wo kann man eine Kopie beglaubigen lassen?

Neben der Unterschrift des Beglaubigenden ist ein Dienstsiegel auf dem Dokument dringend notwendig. Deswegen können nur sogenannte siegelführende Behörden eine amtlich beglaubigte Kopie erstellen. Das hängt damit zusammen, dass nicht alle Behörden dazu berechtigt sind, solche Dienstsiegel zu besitzen und zu nutzen.
Daraus ergibt sich, dass eine amtliche Beglaubigung ohne Siegel nichtig ist.

Je nach Bundesland unterscheiden sich die berechtigten Behörden, dennoch sind es meist die Gemeindeverwaltung, Landkreise und unteren Verwaltungsbehörden. Abhängig von dem Bundesland gibt es noch ein paar untergeordnete Stellen oder gesonderte Regelungen, über die man sich vorab informieren sollte.

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