Was ist eine Projektplanung? – Erklärung & Beispiel

Knapp und einfach definiert

Im Projektmanagement liegt der Projektplanung eine der wichtigsten Aufgaben zu Grunde. Es wird explizit geplant, wie die Projektdefinition durchgesetzt und erreicht werden kann.

Die Projektplanung ist eine zentrale Aufgabe des Projektmanagements. Sie kommt dann zum Einsatz, wenn die Definition des Projekts und seiner Ziele abgeschlossen ist. Im Anschluss an die Projektplanung folgt die Durchführung.

Aufgaben der Projektplanung

Die Aufgabe der Projektplanung besteht darin, die Kosten, Zuständigkeiten, wie die Durchführung eines definierten Projekts zu planen. Dafür wird erst ein Kick-off-Workshop gehalten, während dessen sich das Team mehrere Tage zusammensetzt. Die Diskussionen führen zu einem Projektstrukturplan, der das Projekt in Arbeitspakete unterteilt.

Die Arbeitspakete werden im Nachhinein noch weiter konkretisiert, dafür wird jedoch nicht mehr das komplette Team benötigt, sondern nur einzelne Gruppen von Mitarbeitern. In der Feinplanung geht es dann um die Quantifizierung von Deadlines sowie klarer Ergebnisse. Daraus entsteht dann eine Planung von Vorgehen und Ressourcen.

Das Projektmanagement muss neben dieser Planung des Ablaufs auch immer eine genaue Kostenplanung vorliegen haben. Dafür gibt es das Controlling, welches die Soll-Werte festhält und dokumentiert. Wird das Projekt durchgeführt, können die Ergebnisse zu jeder Zeit eingeordnet und gemessen werden.

Einzelpläne als Planungsinstrument

Um die gesamte Projektplanung abzuwickeln, gibt es Teilpläne, die Struktur in die anschließende Durchführung bringen sollen. Die Teilpläne gibt es:

  • …Strukturplan: Welche Struktur hat das Projekt?
  • …Ablaufplan: Wie sieht der inhaltliche Ablauf des Projekts aus?
  • …Terminplan: Zu welchem Zeitpunkt müssen bestimmte Teilleistungen beendet sein?
  • …Kapazitätsplan: Welche Ressourcen werden für die Durchführung benötigt?
  • …Kostenplan: Wie hoch sind die finanziellen Mittel, die für das Projekt benötigt werden?

Methoden der Projektplanung

Eine Projektplanung kann auf zweierlei Weise erfolgen. Zum einen mittels der Top-Down-Methode. Die beginnt mit der groben Anfertigung eines Plans. Danach wird die Grobplanung in kleinere Teilabschnitte unterteilt. So entsteht zu Schluss ein Plan mit einzelnen Vorgängen, der auch die kleinsten Einheiten miteinfasst. Bei dieser Methode wird somit erst ein Grundgerüst erstellt, das dann ausgefüllt wird.

Zum anderen gibt es die Bottom-Up-Methode. Die wird dann angewendet, wenn fast alle Einzelvorgänge bereits bekannt sind. Dabei ist es ausreichend, wenn die Einzelvorgänge als unsortierte Liste vorliegen. Danach hat der Projektmanager die Aufgabe eine Gliederungsstruktur zu entwerfen. Hierbei entsteht das Gerüst der Planung schon aus den einzelnen Vorgängen. Darüber hinaus werden auch Feingliederungen vorgenommen, welche sich beispielsweise auf die Abteilungen oder die Produktarten beziehen.

Zusammenfassung Projektplanung

  • …notwendig für die strukturierte Durchführung des Projekts
  • …Methoden: Top-Down und Bottom-Up
  • …Einzelpläne für mehr Struktur

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