Was ist eine Umlagenabrechnung? – Aufklärung

Was ist eine Umlagenabrechnung

Was bedeutet der Begriff ‘Umlagenabrechnung’?

In der Behördensprache ist der Ausdruck ‘Umlagenabrechnung’ geläufig. Jedoch wissen viele nicht, was man darunter verstehen soll. Allgemein formuliert ist für die Summe aller anfallenden Kosten eine Umlagenabrechnung erforderlich. Bei Mietwohnungen sind dies Beträge für Gas, Wasser und Strom sowie weitere Nebenkosten. Sie werden zur eigentlichen Kaltmiete hinzugerechnet. Kosten für die Instandhaltung des Gartens oder Hausmeistertätigkeiten (wie zum Beispiel Reparaturen) kommen ebenfalls mit in die Umlagenabrechnung hinein. Aus diesem Grund werden Umlagenabrechnungen oft als Nebenkostenabrechnungen bezeichnet.

Wann und wo wird eine Umlagenabrechnung durchgeführt?

In erster Linie werden Umlagenabrechnungen im Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter getätigt. Auch bei anfallenden Nachzahlungsbeträgen wird eine Umlagenabrechnung ausgestellt. Jeder Mieter zahlt einen festen Betrag für Nebenkosten im Monat. Nach Ablauf des jeweiligen Jahres listet der Vermieter alle seine gezahlten Nebenkosten zusammen und ‘legt sie auf die Mieter um’, nach Personen oder Quadratmetern. Die auf die einzelne Wohnung entfallenden Umlagenanteile werden schließlich mit den gezahlten Nebenkostenabschlägen des Mieters verrechnet. Gegebenenfalls erhält er eine bestimmte Menge an Geld zurück oder es ist eine Nachzahlung fällig.

In dem Zusammenhang bestehen für den Vermieter Verpflichtungen, die er zu berücksichtigen hat: Die Umlagenabrechnung legt die Gesamtsumme aller Kosten dar, welche vom Mieter im Vorfeld gezahlt wurden. Es ist die Pflicht des Vermieters, diesen Betrag in Form einer Abrechnung zu dokumentieren. Üblicherweise sollte sie nicht vor dem 31. Dezember ausgefertigt werden, da das Jahr bis zu diesem Tag noch nicht beendet ist und zusätzliche Kostenpunkte hinzukommen könnten. Zu hohe Nebenkostenbeträge sind an den Mieter zurückzuzahlen. Würde die Rückzahlung nicht vorgenommen werden, so verhielte sich der Vermieter rechtswidrig.

Hinweis: Nur wenn die vorliegende Umlageabrechnung korrekt ist, besteht für den Mieter eine Zahlungspflicht. Im anderen Fall sind die Rechnungsdokumente vorher zu berichtigen, ehe der Zahlungsvorgang stattfindet. Fordert der Vermieter falsche oder unsachgemäße Beträge an, so kann der Mieter dagegen einen Widerspruch einlegen.

Neben ihrem Stellenwert in Mietverhältnissen spielen Umlagenabrechnungen zudem beim Abschließen von Versicherungen eine Rolle. Dann ist von einem Umlageverfahren die Rede. Im Versicherungswesen fallen Umlageabrechnungen an, mit denen die jeweilige Versicherung finanziert wird. Die Beträge werden anschließend wieder an den Kunden zurückgezahlt. Vor allem bei Rentenversicherungen ist diese Variante bekannt. Unter Umständen kann dieses Verfahren problematisch sein, wenn der Kunde beispielsweise arbeitslos wird und seine Kosten nicht (mehr) aufbringen kann. In den Situationen greift der Staat unterstützend ein und gleicht den fehlenden Betrag mit Steuergeldern aus.

Hinweis: Für solche Umlageverfahren gibt es keine allgemeingültigen Regeln. Je nach Land können sie variieren. In Deutschland wird zwischen den Umlagen I, II, und III differenziert. Sie befassen sich mit den jeweiligen Umständen, unter denen die Beträge an den Leistungsberechtigten zurückgezahlt werden sollen.

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