- Einen Besichtigungstermin sagst du so früh wie möglich ab – per E-Mail, Nachricht über das Wohnungsportal oder Anruf. Einfach nicht erscheinen ist unhöflich.
- Aufbau der Absage: Betreff → Anrede → Bezug auf den Termin → klare Absage → Dank → Gruß.
- Einen Grund musst du nicht nennen. Ein kurzer, freundlicher Hinweis wie „Ich habe bereits eine Wohnung gefunden“ reicht.
- Unten findest du vier Mustertexte für verschiedene Situationen und einen Telefon-Leitfaden.
Ob erste eigene Wohnung, WG-Zimmer fürs Studium oder Ausbildungsplatz in einer neuen Stadt: Bei der Wohnungssuche vereinbarst du oft mehrere Termine gleichzeitig. Wenn du einen davon nicht brauchst, solltest du ihn absagen. Das ist gar nicht schwer und gehört zu den formellen Schreiben, die man im Alltag ständig braucht.
Warum absagen statt einfach wegbleiben?
- Höflichkeit: Vermieter oder Makler planen ihre Zeit und reisen oft extra an.
- Fairness: Dein Termin kann an andere Suchende vergeben werden.
- Eigener Ruf: Gerade in kleineren Städten trifft man dieselben Makler oder Hausverwaltungen bei der nächsten Wohnung wieder. Wer einmal unentschuldigt gefehlt hat, bekommt seltener einen Termin.
Per E-Mail oder per Telefon?
| Situation | Beste Wahl |
|---|---|
| Termin ist in mehreren Tagen | E-Mail oder Nachricht über das Portal, über das du den Termin bekommen hast |
| Termin ist heute oder morgen früh | Anruf (zusätzlich kurze Nachricht), damit die Absage sicher ankommt |
| Termin wurde telefonisch vereinbart | Anruf oder E-Mail – beides ist in Ordnung |
| Absage nach der Besichtigung | E-Mail, damit du in Ruhe formulieren kannst |
Aufbau einer Absage-E-Mail
- Betreff: Er zeigt sofort, worum es geht, zum Beispiel „Absage Besichtigungstermin Lindenstraße 12, 2. OG“. Hausverwaltungen bekommen viele Mails – mit Adresse oder Objektnummer im Betreff finden sie deine sofort.
- Anrede: „Sehr geehrte Frau Schulz,“ oder „Sehr geehrter Herr Yilmaz,“. Kennst du keinen Namen: „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Bei einer WG darf es lockerer sein: „Hallo zusammen,“. Nach der Anrede schreibst du klein weiter.
- Bezug: Nenne Datum, Uhrzeit und Wohnung, damit klar ist, welcher Termin gemeint ist.
- Absage: Sag deutlich, dass du nicht kommst. Ein Grund ist freiwillig. Bleib kurz und ehrlich, aber ohne Details zu deinem Privatleben.
- Dank: Bedanke dich für die Einladung oder die Zeit. Bei einer kurzfristigen Absage entschuldigst du dich.
- Gruß: „Mit freundlichen Grüßen“ ohne Komma, darunter dein Vor- und Nachname. Telefonnummer ist optional.
Mustertexte
Betreff: Absage Besichtigungstermin Lindenstraße 12, 2. OG links
Sehr geehrte Frau Schulz,
wir hatten für Donnerstag, den 6. November, um 17 Uhr eine Besichtigung der Wohnung in der Lindenstraße 12 vereinbart. Da ich inzwischen eine andere Wohnung gefunden habe, möchte ich den Termin absagen.
Vielen Dank für Ihre Einladung und Ihre Mühe. So kann der Termin vielleicht an andere Interessenten gehen.
Mit freundlichen Grüßen
Lea Wagner
Betreff: Kurzfristige Absage – Besichtigung heute, 16 Uhr, Gartenweg 3
Sehr geehrter Herr Yilmaz,
leider muss ich die für heute um 16 Uhr vereinbarte Besichtigung im Gartenweg 3 kurzfristig absagen, da ich unerwartet verhindert bin. Bitte entschuldigen Sie die späte Nachricht.
Falls die Wohnung noch frei ist, würde ich mich über einen neuen Termin in dieser oder der nächsten Woche sehr freuen. Ich bin werktags ab 15 Uhr erreichbar.
Mit freundlichen Grüßen
Jonas Becker
Tel. 0151 23456789
Betreff: Wohnung Am Markt 5 – Rückmeldung nach der Besichtigung
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für die Besichtigung der Wohnung Am Markt 5 am vergangenen Dienstag. Nach reiflicher Überlegung habe ich mich gegen die Wohnung entschieden, da sie für meinen Arbeitsweg leider zu ungünstig liegt.
Ich bedanke mich für Ihre Zeit und die freundliche Führung.
Mit freundlichen Grüßen
Mira Hoffmann
Betreff: WG-Casting Freitag – Absage
Hallo zusammen,
danke für die Einladung zum Kennenlernen am Freitag! Ich habe inzwischen ein Zimmer gefunden und sage deshalb ab, damit ihr den Platz an jemand anderen vergeben könnt.
Viel Erfolg bei der Suche und liebe Grüße
Ben
Telefonisch absagen: so geht’s
- Begrüßen und vorstellen: „Guten Tag, hier spricht Lea Wagner.“
- Termin nennen: „Ich rufe wegen der Besichtigung am Donnerstag um 17 Uhr in der Lindenstraße an.“
- Absagen: „Ich möchte den Termin leider absagen, ich habe inzwischen eine Wohnung gefunden.“
- Danken und verabschieden: „Vielen Dank trotzdem und einen schönen Tag noch. Auf Wiederhören!“
Geht nur die Mailbox ran, sprichst du dieselben Punkte kurz auf und schickst zur Sicherheit eine E-Mail hinterher.
Formulierungshilfen
| Baustein | Formulierungen |
|---|---|
| Absage | Leider muss ich den Termin absagen. · Hiermit sage ich den vereinbarten Termin ab. · Ich werde den Termin nicht wahrnehmen können. |
| Grund (optional) | … da ich bereits eine Wohnung gefunden habe. · … da sich meine Pläne geändert haben. · … da die Wohnung nicht meinen Vorstellungen entspricht. |
| Entschuldigung | Bitte entschuldigen Sie die kurzfristige Absage. · Es tut mir leid, dass ich so spät Bescheid gebe. |
| Neuer Termin | Wäre ein anderer Termin möglich? · Ich würde mich über einen neuen Termin freuen. |
| Dank | Vielen Dank für Ihre Mühe. · Herzlichen Dank für Ihr Verständnis. |
- Gar nicht absagen oder erst nach dem Termin.
- Kein Betreff oder nur „Absage“ – dann weiß niemand, welche Wohnung gemeint ist.
- Zu lange Begründungen oder Kritik („Die Fotos waren total geschönt!“).
- Saloppe Sprache gegenüber Maklern („Hey, komme doch nicht, sorry“).
- Großschreibung nach der Anrede: Nach „Sehr geehrte Frau Schulz,“ geht es klein weiter.
- Komma nach „Mit freundlichen Grüßen“ – dort steht keines.
Checkliste
- So früh wie möglich abgesagt
- Betreff mit Adresse oder Objektnummer
- Richtige Anrede mit Namen
- Datum, Uhrzeit und Wohnung genannt
- Klare Absage, Grund kurz oder gar nicht
- Dank, bei kurzfristiger Absage Entschuldigung
- Gruß ohne Komma und vollständiger Name
Andere formelle Schreiben folgen demselben Muster, etwa der Antrag oder das Gesuch. Wie du eine Adresse richtig in ein Formular einträgst, erklärt der Artikel Adresszeile 1 und 2. Welcher Ton zu welcher Situation passt, zeigt der Überblick über die Sprachebenen.
