Protokoll schreiben: Typen, Aufbau & Beispiele

Schreiben eines Protokolls

Nach einer Konferenz, einer Tagung oder Sitzung ist es mitunter notwendig, ein Protokoll anzufertigen.
Auch der Unterrichtsverlauf erfordert in manchen Fällen ein schriftliches Protokoll.
Eine Zusammenkunft zu protokollieren ist immer dann von Vorteil, wenn die Teilnehmer eine Zusammenfassung erhalten sollen und über beschlossene Maßnahmen oder Aufgaben in Kenntnis gesetzt werden müssen.
Auch verhinderte Kollegen oder Außenstehende können so über den Stand der Dinge informiert werden.
Äußerst wichtig beim Schreiben eines Protokolls, ist die objektive und genaue Herangehensweise.

In den folgenden Abschnitten soll darauf eingegangen werden, welche Arten von Protokollen es gibt und wie diese vorbereitet und geschrieben werden.

Einsatz unterschiedlicher Protokoll-Typen

Generell ist ein Protokoll ein Protokoll. Es wird immer das beschrieben, was gerade stattgefunden hat. Allerdings kann die Herangehensweise von Protokoll zu Protokoll sehr unterschiedlich sein.
Protokolle werden in zwei Arten unterschieden. Je nach Situation wird der richtige Typ ausgewählt. Zum ersten ist es das Ergebnisprotokoll. Die zweite Protokollart ist das Verlaufsprotokoll.

Zu diesen beiden Protokollarten gibt es auch verschiedene Sonderformen. Das Stundenprotokoll, welches auch Seminarprotokoll genannt wird, stellt eine Mischform von Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll dar.
Zusätzlich gibt es noch das Gedächtnisprotokoll und ein wörtliches Protokoll, welches allerdings in der Schul- oder Versammlungspraxis äußerst selten angewendet wird, da es nur bedingt weiter zu verwenden ist.

Im nachfolgenden Abschnitt wird auf die einzelnen Protokolltypen eingegangen und jeweils beste Herangehensweise erläuterte. Außerdem wird geschildert, was beim Schreiben dieser Protokolle besonders zu beachten ist.

Schreiben eines Verlaufsprotokolls

Das Verlaufsprotokoll eignet sich besonders für Versammlungen und Vereinssitzungen, bei denen der Ablauf festgehalten werden soll. Dies geschieht sachlich und knapp und zeigt alle Beiträge der Redner die bei dem Ereignis aufgetreten sind. Die Äußerungen der Redner sollen zeitlich festgehalten werden und der Redner namentlich benannt werden. Das Verlaufsprotokoll sollte in Stichpunkte gegliedert werden und es wird stets im Präsens angefertigt. Alle Redebeiträge werden in der indirekten Rede wiedergegeben.
Da die Abläufe sehr präzise festgehalten werden, eignet sich diese Form auch sehr gut im naturwissenschaftlichen Bereich.
Aus den genannten Redebeiträgen ist damit jeder Zeit nachvollziehbar, welche Entschlüsse Konklusionen oder Meinungen daraus gezogen wurden oder gezogen werden können.

Der Aufbau des Verlaufs Protokolls im Einzelnen:

  1. Der Protokollkopf
    Dazu gehört, Datum und Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer Komma nicht erschienene Teilnehmer und der Name des protokollieren den. In Schulen und Universitäten gehört zusätzlich noch der Name der Einrichtung sowie das Seminar und der Dozent dazu.
  2. Tagesordnungspunkte
    Die einzelnen Punkte der Tagesordnung auflisten, sofern diese vorhanden ist.
  3. Beschlüsse
    Kurze und sachliche Darstellung der gefassten Beschlüsse. Des Weiteren die Ergebnisse und ihre Entstehung.
  4. Die Unterschriften der Leiter der Versammlung oder des Ereignisses und des Schriftführers des Protokolls.
  5. Dokumente
    Alle Dokumente und Anlagen, die für die Versammlung oder das Meeting wichtig sind oder später benötigt werden.

Wo liegen die Vor- und Nachteile eines Verlaufsprotokolls?

Die Vorteile sind in jedem Fall darin zu finden, dass Beobachtungen exakt aufgezeichnet werden, sodass sie nachvollzogen werden können.

Da das Verlaufsprotokoll in einer chronologischen Reihenfolge geführt wird, kann es bei größeren Versammlungen zu unübersichtlich werden. Das ist ein Nachteil eines Verlaufsprotokolls.

Anfertigen eines Ergebnisprotokolls

Beim Ergebnisprotokoll werden im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll, keine Beiträge der Redner wiedergegeben. Lediglich Beschlüsse und Kernaussagen werden festgehalten. Sprechen mehrere Redner zu einer Sache, so werden diese Beiträge unter einem Punkt zusammengefasst. Alle Nebensächlichkeiten werden nicht im Protokoll aufgenommen.

Auch beim Ergebnisprotokoll wird immer im Präsens geschrieben. Alle wichtigen Fakten werden stichpunktartig wiedergegeben und in einer logischen Reihenfolge, die nicht chronologisch ist oder sein muss. Mitunter ist es günstig, vor dem Ergebnisprotokoll ein Verlaufsprotokoll anzufertigen. Dieses dient dann als Grundlage und alle wichtigen Fakten können hier rausgenommen und im Ergebnisprotokoll verarbeitet werden. Das erleichtert die Arbeit beim Verfassen des Ergebnisprotokolls.

Besonders bei Ereignissen bei denen Beschlüsse gefasst werden, ist ein Ergebnisprotokoll sehr gut geeignet. Mit solch einem Protokoll hat man einen sehr guten Überblick.

Der Aufbau des Ereignisprotokolls im Einzelnen:

  1. Der Protokollkopf
    Dazu gehört, Datum und Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer, nicht erschienene Teilnehmer und der Name des protokollieren den. In Schulen und Universitäten gehört zusätzlich noch der Name der Einrichtung sowie das Seminar und der Dozent dazu.
  2. Ergebnisse werden objektiv und sachlich geschildert, die in der Versammlung angefallen sind. Wenn es einen Ablaufplan gibt, kann dieser ebenso aufgeführt werden.
  3. Die Unterschriften der Leiter der Versammlung oder des Ereignisses und des Schriftführers des Protokolls.
  4. Dokumente
    Alle Dokumente und Anlagen, die für die Versammlung oder das Meeting wichtig sind oder später benötigt werden.

Wo liegen die Vor- und Nachteile eines Ergebnisprotokolls?

Das Ergebnisprotokoll wird nicht chronologisch verfasst und kann damit übersichtlicher gestaltet werden als ein Verlaufsprotokoll
Allerdings muss sehr darauf geachtet werden, dass die Objektivität bei der Protokollierung nicht verloren geht. Das Ergebnisprotokoll kann schnell subjektive Inhalte enthalten.

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Noch ein Hinweis zum Ergebnisprotokoll, sollte es keine wirklichen Ergebnisse geben, die festgehalten werden können, dann sollten Standpunkte und Argumente ins Protokoll übernehmen.

Seminarprotokoll

Ein Seminarprotokoll, dass er als Stundenprotokoll bezeichnet wird, ist eine Mischung aus Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll. Hierbei geht es in erster Linie darum, dass alle Teilnehmer über den Verlauf der Versammlung informiert werden. Ebenso ist es wichtig, dass alle Ergebnisse im Protokoll festgehalten werden, sodass ich die Teilnehmer später noch darüber informieren können.
Für sie entfällt damit lästiges mitschreiben und damit wird die Konzentration der einzelnen Teilnehmer wesentlich erhöht.
Wie der Name schon verrät, wird diese Protokollart vor allem an Schulen oder Universitäten eingesetzt. Wie bei den anderen Protokollen auch, wird immer im Präsens geschrieben.

Die Aufzeichnung des Protokolls sollten in Stichpunkte gehalten werden. Auch hier muss sehr gut darauf geachtet werden, das Objektiv protokolliert wird. Da die Gewichtung der Inhalte bei den unterschiedlichen Teilnehmern verschieden sein können, muss darauf geachtet werden, dass das Protokoll vollständig ist.

Der Aufbau des Seminarprotokolls im Einzelnen:

  1. Protokollkopf der folgendes beinhaltet:
    Ort und Datum
    Beginn und Ende
    Anwesende und nicht anwesende Teilnehmer
    Universität oder Schule
    Lehrer und Dozenten
    Thema oder Seminar
  2. Die Lerninhalte müssen objektiv und sachlich geschildert werden. Eventuell vorhandene Gliederungen können mit aufgeführt werden.
  3. Eine Auflistung aller offen gebliebenen Fragen, die in der nächsten Sitzung geklärt werden müssen.
  4. Alle Dokumente oder Arbeitsblätter müssen in das Protokoll hinein oder als Kopie angehängt werden.
  5. Unterschrift des Dozenten sowie vom Schriftführer des Protokolls.

Wo liegen die Vor und Nachteile eines Seminarprotokolls?

Der größte Vorteil eines Seminarprotokolls ist liegt eindeutig darin, dass die Kursteilnehmer ihre volle Aufmerksamkeit dem Seminar schenken können. Sie werden nicht abgelenkt, durch Niederschriften die sie selbst anfertigen müssen.
Dies muss ihnen allerdings zu Beginn mitgeteilt werden, dass Aufzeichnungen nicht notwendig sind und sie alle Informationen mit dem Protokoll erhalten.

Nachteilig wirkt sich aus, das die Schwerpunkte durch die Kursteilnehmer bestimmt werden und somit nicht alle Aspekte berücksichtigt werden. Außerdem wird durch Aufnahme sämtlicher Gedankengänge und reden eventuell das Protokoll etwas unübersichtlich.

Wörtliches Protokoll

Ein wirkliches Protokoll gibt, wie der Name schon sagt, alle Äußerungen die in einer Besprechung gemacht werden wortwörtlich wieder. Es ist eine Sonderform vom Verlaufsprotokoll. Der Einsatz eines wirklichen Protokolls ist in der Hauptsache bei Gericht. Zeugenaussagen müssen Wort für Wort protokolliert werden, um sich auch zu einem späteren Zeitpunkt noch den Überblick verschaffen zu können. Ein wörtliches Protokoll ist hier deshalb notwendig, da im Vorfeld nicht klar ist welche Aussagen eine wichtige Rolle spielen und welche nicht. Auch im Bundestag kommt des Öfteren ein wörtliches Protokoll zum Einsatz.
Wichtig sind hierbei die Zitierregeln, denn es müssen die einzelnen Gespräche und Aussagen präzise zugeordnet werden können, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Der Aufbau eines wirklichen Protokolls in einzelnen:

  1. Protokollkopf
    Datum und Ort, anwesende und Teilnehmer, sowie der Name des Protokollführers.
  2. Das Gespräch oder die Behandlung muss genau, objektiv und ausführlich geschildert werden.
  3. Nonverbales und Störungen werden nicht ins Protokoll aufgenommen.
  4. Unterschriften von Vorsitzenden des Gesprächs oder der Verhandlung, sowie des Protokollanten.

Worin liegen die Vor- und Nachteile eines wörtlichen Protokolls?

Diese Protokollform ist ideal geeignet, um Gespräche aufzuzeichnen, die Wort für Wort benötigt werden. Der protokollieren de, muss allerdings über Stenografie Kenntnisse verfügen. Auch kann ein wörtliches Protokoll unübersichtlich werden, da viele Informationen, die chronologisch erfasst wurden schwer in einer ordentlichen Übersicht dargestellt werden können.

Das Gedächtnisprotokoll

Ein Gedächtnisprotokoll folgt keinem klaren Aufbau. Es geht vielmehr darum, Geschehnisse aus dem Gedächtnis schriftlich festzuhalten. Hierbei werden die Inhalte stichpunktartig aufgezeichnet, aber nicht chronologisch, sondern aus der Erinnerung und auch nicht wörtlich, sondern dem Sinn nach.
Abstimmungsergebnisse werden allerdings exakt wiedergegeben. Nur Inhalte und Fragen können zusammengefasst werden.

Allgemeines zum Protokoll schreiben

In den vorhergehenden Absätzen wurden alle wichtigen Informationen zum Schreiben eines Protokolls der verschiedenen Arten angegeben. Zum Schluss fehlt nur noch eine kleine Hilfe, wie richtig formuliert wird.

Alle Protokolle werden immer im Präsens erstellt. Alle anderen Zeitformen kommen für das Verfassen von Protokoll nicht in Betracht.
Begründungen müssen im Konjunktiv niedergeschrieben werden.
Beim wörtlichen Protokoll müssen Zitierregeln eingehalten werden.

Die eigene Meinung hat in einem Protokoll nichts verloren, denn es muss immer darauf geachtet werden, dass sachlich, objektiv und neutral protokolliert wird.

Auch Adjektive die eine gewisse Wertung abgeben, sollten nicht verwendet werden.
Noch ein Tipp, schon während der Versammlung eine Mitschrift anfertigen, so kann beim Schreiben des Protokolls dann nichts vergessen werden.

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