Was bedeutet „nach Diktat verreist“? Aufklärung

Bei dem Zusatz „nach Diktat verreist“ handelt es sich um eine besondere Kennzeichnung, die vor allem im Geschäftsleben verwendet wird. So kann man einen Brief von einer Firma, einem Unternehmen oder den Vorgesetzten erhalten, die mit dem Hinweis „nach Diktat verreist“ versehen ist.

Der Hinweis wird meist unter dem Namen des Absenders im Briefkopf angegeben. Darunter folgt meist der Hinweis, von wem das Schreiben angefertigt wurde. Oft sind es die Assistenten oder Sekretäre der entsprechenden Person. Doch was bedeutet der Hinweis genau und wie wird er im Idealfall angebracht und unterschrieben, um seine Gültigkeit zu behalten. Der folgende Artikel klärt auf.

Ein Hinweis auf Abwesenheit

„Nach Diktat verreist“ ist ein Hinweis auf die Abwesenheit des Verfassers bzw. Auftraggebers des entsprechenden Schreibens. Er oder sie ist nach dem Diktat des Schreibens verreist oder zumindest abwesend und nicht zu sprechen. Ob es sich dabei um eine private oder dienstliche Reise handelt, spielt keine Rolle. Ein Mitarbeiter, der den Hinweis verfasst, bringt damit zum Ausdruck, dass er nicht selbst für den Inhalt des Schreibens verantwortlich ist.

Der Chef oder Vorgesetzte ist für den Inhalt verantwortlich. Damit ist man lediglich der rechtliche Übermittler der Willenserklärung. Kurz gesagt, man ist lediglich der Bote einer Mitteilung. Der Empfänger des Schreibens muss den Hinweis in aller Regel annehmen. Einzig Kondolenzschreiben, Glückwunschschreiben und Dankschreiben sollten niemals mit dem Hinweis versehen werden. Dies untersagt die Form.

Synonyme

Anstelle von „nach Diktat verreist“ können auch andere Hinweise in einem Schreiben auf die Abwesenheit des Verfassers bzw. Verantwortlichen für den Inhalt hindeuten. So zum Beispiel „zur Zeit verreist“, „in Abwesenheit von“, „in Vollmacht“ (i.V.), „im Auftrag“ (i.A.), „pro absente“ (kurz: pro abs, lat.: Für den Abwesenden) oder „Herr/Frau X hat mich beauftragt, in seiner/ihrer Abwesenheit den folgenden Brief zu verfassen“.

Die Synonyme werden heute häufiger verwendet, da der Hinweis „nach Diktat verreist“ nicht mehr zeitgemäß ist. Wichtig ist bei den Alternativen nur, dass man auch die rechtliche Grundlage für die entsprechende Kennzeichnung erfüllt. Für die Unterzeichnung „in Vollmacht“ ist beispielsweise eine richtige schriftlich vorliegende Vollmacht notwendig.

Was bedeutet der Hinweis für den Empfänger?

Je nach Inhalt des Schreibens hat der Empfänger eventuell das Bedürfnis, sich mit dem Absender auseinanderzusetzen oder andere Geschäftsangelegenheiten zu klären. Da ein Schreiben mit einem solchen Hinweis immer von einer anderen Person im Auftrag des Verantwortlichen verfasst wurde, kann man sich zuerst schriftlich an diese Person wenden. Bei ihm oder ihr kann man erfragen, ab wann mit der Rückkunft des Verantwortlichen zu rechnen ist oder ob er oder sie einem direkt weiterhelfen kann.

Häufig wird für die Zeit der Abwesenheit auch ein Stellvertreter eingesetzt, dem dann die entsprechenden Aufgaben und die Betreuung der Kunden und Geschäftspartner zufallen. Man wird also weiterhin betreut, nur nicht von der bestimmten Person.